Quy định của Đức về thực hiện KASSENBUCH

Trước những băn khoăn, lo lắng của khách hàng trong việc thuế vụ yêu cầu thanh tra / kiểm tra hồ sơ kế toán doanh  nghiệp, chúng tôi chia sẻ bài viết này nhằm giúp bạn quan tâm hiểu rõ hơn về Kassenbuch là gì, tại sao phải ghi Kassenbuch và thực hiện Kassenbuch như thế nào theo quy định của Đức. 

------------------

Ở Đức, Kassenbuch là một dạng sổ cái tổng hợp trong kế toán, ghi chép tất cả các giao dịch bằng tiền mặt của một doanh nghiệp, nhằm phục vụ việc quản lý và xác định số dư tiền mặt. Nếu các giao dịch trong  hoạt động kinh doanh liên quan đến thanh toán bằng tiền mặt thì việc ghi chép và lưu giữ Kassenbuch gần như là bắt buộc. Sổ quỹ tiền mặt Kassenbuch là một phần không tách rời của hệ thống kế toán pháp lý và đóng vai trò quan trọng nếu bạn được yêu cầu hạch toán hoặc tự nguyện hạch toán. Đối với Sở Tài chính, Kassenbuch là một cơ sở để chứng minh nguồn thu - chi của doanh nghiệp.

Đối tượng phải làm Kassenbuch

  • Kassenbuch áp dung cho các thương gia hay doanh nhân ( theo Mục 22 UStG), những người có hoạt động kinh doanh bằng tiền bằng và có nghĩa vụ phải trả thuế bán hàng, lưu giữ sổ sách.
  • Người lao động hành nghề tự do tự nguyện ghi tên vào danh bạ kinh doanh Handelsregister như bác sĩ, luật sư, nhà báo, nhà thiết kế, nghệ sĩ, ... cũng phải ghi Kassenbuch.
  • Các cửa hàng nhỏ và người hành nghề tự do hạch toán doanh thu theo báo cáo lãi lỗ Gewinn- und Verlustrechnung, không cần ghi Kassenbuch

Nhìn chung, các doanh nghiệp có tên trong danh bạ thương mại Handelsregister có trách nhiệm ghi Kassenbuch. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa, doanh nghiệp không có tên trong danh bạ kinh doanh Handelsregistereintrag được miễn ghi Kassenbuch. Theo luật định, tất cả các thương gia hay doanh nghiệp thương mại có doanh thu từ 60.000 Euro/ năm trở lên đều phải ghi Kassenbuch; Những người bán lẻ có doanh thu 2 năm liên tiếp không vượt quá 500.000 Euro và mức lãi năm Jahresüberschuss dưới 50.000 Euro được miễn trách nhiệm ghi Kassenbuch, kế toán theo phương pháp cân đối (Bilanzierung) và kiểm kê (Inventur) theo Luật Thương mại. Những người khởi nghiệp, khi cuối năm kinh doanh đầu tiên nằm trong ngưỡng doanh thu và lãi nói trên. Tuy nhiên trong một số trường hợp, ngay cả khi bạn không có nghĩa vụ ghi Kassen buch bạn vẫn nên thực hiện nó. Một ví dụ điển hình cho điều này là một chủ doanh nghiệp nhỏ, người thường xuyên bán quần áo trẻ em tự may của mình trên các thị trường sáng tạo. Do doanh thu thấp, họ được miễn yêu cầu kế toán, nhưng vì khách hàng của họ thường trả bằng tiền mặt, vì vậy họ vẫn cần có một sổ quỹ tiền mặt để luôn theo dõi. 

Tất cả các doanh nghiệp đều được khuyến khích tự nguyện ghi Kassenbuch. Số dư trên Kassenbuch cho bạn biết số tiền mặt hiện tại mà bạn có. Tất nhiên, số tiền này phải được đưa vào bảng cân đối kế toán hoặc trong tài khoản hàng năm của bạn.Trong báo cáo tài chính cuối năm Jahresabschluss, tiền mặt trong Kassenbuch được tính vào tài sản lưu động Umlaufvermögen.

Thực hiện Kassenbuch như thế nào?

  • Tất cả các khoản thu chi trong ngày bằng tiền mặt ( thu - chi tiền mặt, tiền gửi và rút tiền từ ngân hàng),  đều phải được ghi chép chi tiết trong Kassenbuch và có chứng từ liên quan đính kèm.
  • Kassenbuch phải được tạo ra hàng ngày trước khi doanh nghiệp đóng cửa và không được phép ghi tóm tắt vài ngày một lần.
  • Số dư nợ phát sinh từ Kassenbuch phải luôn luôn tương ứng với số dư thực tế của máy tính tiền.
  • Số dư cuối kỳ của tài khoản "Kassenbuch" (hoặc "Kasse") xuất hiện trong bảng cân đối kế toán dưới dạng tài khoản tồn kho đang hoạt động trong tài sản hiện tại (§ 266 Abs. 2 lit. B IV HGB).
  • Kassenbuch được thực hiện dưới dạng viết tay hàng ngày hoặc bằng phần mềm chuyên dụng được vào số liệu hàng  ngày.

 

Quản lý Kassenbuch bằng Excel - điều đó có được không?

  • Câu trả lời ngắn gọn: Không.
  • § 158 AO nêu rõ rằng việc giữ sổ sách kế toán trong các tệp điện tử có thể thay đổi hay sửa chữa được là không thể chấp nhận. Điều này ngăn chặn sự gian lận trong sổ sách kế toán. Do đó, bất cứ ai muốn giữ Kassenbuch dưới dạng quỹ điện tử thì phải sử dụng một phần mềm kế toán tương ứng, được cấp phép lưu hành tại Đức. Một bảng tính tiền mặt đơn giản bằng Excel không được phép sử dụng và có thể dẫn đến việc bị kiểm toán bởi cơ quan thuế nhằm xác định "ước tính quá mức". Cơ sở pháp lý cho việc này là § 162 AO, theo đó cơ quan thuế có thể bổ sung mức phạt vi phạm, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán không phù hợp hoặc không đầy đủ. Điều này sẽ gây tốn kém cho doanh nghiệp.

 

Lỗi trong Kassenbuch: Hình phạt nào có thể đe dọa?

  • Kassenbuch thực tế chỉ là một bản tự ghi và do đó không có giá trị bằng chứng cao. Nếu lỗi trong việc ghi chép và lưu giữ chứng từ của Kassenbuch được xác định là không đầy đủ hoặc không hợp lý ( ví dụ: quỹ tiền mặt bị âm vào một giờ hoặc một ngày bất kỳ nào đó trong quá trình doanh nghiệp hoạt động ) thì có thể gây ra sự nghi ngờ ban đầu về trốn thuế theo § 370 AO. Đây là trường hợp khi cơ quan thuế nhận thức được rằng doanh thu hàng ngày đã được nhập sai. Khi đó, cơ quan thuế có thể từ chối toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp và yêu cầu thanh tra. Sự nghi ngờ ban đầu về trốn thuế có thể được xác nhận và sau đó công tố viên điều tra sẽ vào cuộc.
  • Vi phạm việc kê khai và lưu giữ hồ sơ nguồn gốc doanh thu là một sai lầm nghiêm trọng theo § 158 AO. Điều này là đủ để xử phạt hoặc thu hồi giấy phép hoạt động với người hành nghề tự do hoặc ra lệnh cấm thương mại đối với các thương nhân khác.

 

Kế toán về cơ bản là một nhiệm vụ cho mọi doanh nhân, vì vậy bạn cần thực hiện nghiêm túc và cẩn trọng. Điều này không chỉ áp dụng cho Kassenbuch. Cách làm tắt hay quản lý sơ sài, tiện lợi đều có thể dẫn đến một kết thúc khá tốn kém và gây nhiều phiền phức.

Trước khi bạn miệt mài kẻ sổ quỹ tiền mặt của mình dưới dạng bảng, bạn có thể tìm mua quyển Kassenbuch bán sẵn tại các siêu thị như Metro, Selgros... Có rất nhiều mẫu Kassenbuch in sẵn để bạn lựa chọn. 

Bạn cũng có thể lấy một mẫu online tại đây ( Mẫu Kassenbuch tổng hợp / Mẫu Kassenbuch chi tiết ) hoặc lấy mẫu in sẵn tại văn phòng PROSCO. Mẫu in sẵn và hướng dẫn cơ bản để bạn có thể tự ghi Kassenbuch là hoàn toàn miễn phí. Chương trình hỗ trợ được triển khai từ 01/07/2019 - 31.08.2019. 

Cần lưu ý rằng, ghi chép và tính toán Kassenbuch không khó nhưng bạn chỉ nên tự làm Kassenbuch nếu bạn là người kiên nhẫn, cẩn trọng và có kiến thức về kế toán doanh nghiệp. Bởi chỉ một sai phạm không được phát hiện sẽ tiềm ẩn rủi ro lớn với doanh nghiệp khi bị thanh tra, kiểm tra. Nếu bạn cần trợ giúp, hãy liên hệ với chúng tôi.

Prosco 07.2019

Prosco là công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp & truyền thông tiếp thị từ 2003.

Chúng tôi cung cấp cho khách hàng và bạn quan tâm cái nhìn khách quan, trung thực về hoạt động và nghĩa vụ của doanh nghiệp  tại nước Đức trong phạm vi hiểu biết và kinh nghiệm của mình. Chúng tôi cộng tác với các văn phòng thuế để hỗ trợ các doanh nghiệp VN tại Đức trong việc quản lý tài chính, sắp xếp & hoàn thiện hồ sơ phục vụ công tác thanh tra /  kiểm tra / báo cáo. Chúng tôi trân trọng & ghi nhận mọi câu hỏi, mọi ý kiến đóng góp của bạn đọc nhằm xây dựng một cộng đồng doanh nghiệp VN phát triển bền vững.

Mọi câu hỏi hay ý kiến đóng góp liên quan đến chủ đề " Hoạt động doanh nghiệp VN tại Đức"  vui lòng gửi qua E-Mai: hona@proscovn.com 

Xin cảm ơn và chúc doanh nghiệp của Bạn thành công. 

View: 324
- Print

Thông tin khác

Khởi nghiệp kinh doanh tại Đức - các thủ tục và nguồn hỗ trợ tài chính từ nhà nước. (25/08/2019)

Bạn muốn tự kinh doanh? Bạn muốn mở một tiệm làm móng hay một quầy ăn nhanh tại Đức? Bài viết này sẽ tư vấn cho bạn từ A đến Z những vấn đề liên quan đến kế hoạch kinh doanh của bạn: từ việc tìm kiếm các hình thức pháp lý phù hợp về giấy phép, thực hiện đăng ký kinh doanh cho đến những cơ hội để bạn nhận hỗ trợ tài chính cho khởi nghiệp từ nhà nước, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho hành trình khởi nghiệp.

Thủ tục nhập cư kinh doanh tại Đức (25/08/2019)

Luật pháp của Đức cho phép mọi công dân, tổ chức, công ty...đểu có thể đầu tư vào nước Đức và các doanh nhân không thuộc khối EU có thể xin định cư tại Đức thông qua chính sách Nhập cư kinh doanh.

35 cách để quảng cáo hiệu quả (28/07/2019)

Quảng cáo luôn là công cụ hữu hiệu để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến người tiêu dùng. Một quảng cáo thành công sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng đây cũng là con dao 2 lưỡi khiến bạn có thể bị đẩy lùi ra khỏi thị trường. Một số doanh nghiệp tiêu tốn không biết bao nhiêu tiền vào quảng cáo mà chỉ thu lại được những kết quả khiêm tốn vì đã lỡ quên những nguyên tắc cơ bản dưới đây.

Mở tiệm Nails tại Đức nhất định phải biết ( Phần 2) (20/07/2019)

Bạn muốn mở một tiệm làm móng ( tiệm Nails) tại nước Đức? Bài viết này sẽ tư vấn cho bạn từ A đến Z những vấn đề liên quan đến kế hoạch kinh doanh của bạn: từ việc tìm kiếm các hình thức pháp lý phù hợp về giấy phép, đăng ký và ý tưởng kinh doanh cho đến chi phí, cơ hội được đào tạo và tiếp thị.

Mở tiệm Nails tại Đức nhất định phải biết ( Phần 1) (20/07/2019)

Bạn muốn mở một tiệm làm móng ( tiệm Nails) tại nước Đức? Bài viết này sẽ tư vấn cho bạn từ A đến Z những vấn đề liên quan đến kế hoạch kinh doanh của bạn: từ việc tìm kiếm các hình thức pháp lý phù hợp về giấy phép, đăng ký và ý tưởng kinh doanh cho đến chi phí, cơ hội được đào tạo và tiếp thị.
Herzbergstr. 33-34
Haus 1, 3 OG., R. 0413
10365 Berlin, Deutschland
R.307 C1 Pham Ngoc Thach,
Dong Da, Ha Noi, Viet Nam
Mon. - Fri.: 9:00 - 16:00
Sat.: 9:00 - 14:00
(+49) 30 9928 8486
Social Media
TOP