• Bạn chắc chắn tiền mặt của doanh nghiệp đủ để trả các đơn hàng, các khoản chi trong tháng mà quỹ tiền mặt không bị âm ( Chi nhiều hơn Thu)?
• Bạn chắc chắn biết được tiền trong túi hiện có bao nhiêu là tiền mặt của tiệm, bao nhiêu là tiền của cá nhân?

​Nếu bạn chắc chắn được 2 điều này, bạn là nhà quản lý tuyệt vời. Doanh nghiệp của bạn đang hoạt động an toàn và sẽ phát triển bền vững. Xin chúc mừng!

Nếu bạn không chắc chắn được 2 điều này, chuyện gì sẽ xảy ra nếu cơ quan thuế nhận ra doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động tốt, vẫn mua hàng, vẫn nộp tiền vào tài khoản… khi tiền trên sổ sách đã hết hoặc không còn đủ ?

Sai phạm trong việc ghi Kassenbuch (Sổ quỹ tiền mặt hay còn gọi là Nhật ký tiền mặt) có thể gây ra sự nghi ngờ ban đầu về trốn thuế ( theo § 370 AO). Khi đó, nếu bị cơ quan thuế kiểm tra thì coi như gặp phải hạn sao Thái Bạch, nhẹ thì bị truy thu vài chục ngàn, nặng thì sạch cửa nhà. Bởi lúc đó, cơ sở pháp lý để Sở Tài chính truy thu nằm ở Luật Thuế Giá trị gia tăng và Luật Thuế thu nhập.

IHK München cũng lưu ý: Trong trường hợp xấu nhất, khiếu nại từ việc quản lý tiền mặt có thể dẫn đến việc bắt đầu tố tụng hình sự.  https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Sonstiges-Steuerrecht/Kassenbuchf%C3%BChrung/

Tất cả các doanh nghiệp đều được khuyến khích tự nguyện ghi Kassenbuch mặc dù theo luật, các doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp cân đối (Bilanzierung) nhất thiết phải có Kassenbuch; còn các doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp lấy thu trừ chi (Einnahmen-überschuss-Rechnung, viết tắt là EÜR*) thì không bắt buộc. Đa phần người Việt ở Đức kinh doanh nhỏ, thuộc nhóm EÜR.

Giới chuyên môn khuyên rằng, mặc dù khai thuế theo phương pháp EÜR không bắt buộc phải ghi chép Kassenbuch và việc ghi chép Kassenbuch cũng mất nhiều thời gian, nhưng ghi chép Kassenbuch sẽ rất có lợi cho doanh nghiệp. Nó giúp chủ doanh nghiệp quản lý được việc sử dụng tiền mặt, tránh xảy ra chi khống, tức là chi nhiều hơn thu. Trong trường hợp xảy ra chi khống không thể giải trình hợp lý, Sở Tài chính có quyền bác bỏ kết qủa khai thuế của doanh nghiệp và áp dụng biện pháp ấn định doanh thu để truy thu. Các án phạt về tội gian lận thuế chưa bao giờ là nhỏ và hầu như không ai cãi trắng được, thậm chí nó có thể hủy hoại doanh nghiệp của bạn.

Hệ lụy khi không ghi chép Kassenbuch hay khi làm Kassenbuch sai, bạn có thể tham khảo tại đây

Vậy phải thực hiện Kassenbuch như thế nào cho đúng?

1. Tất cả các khoản thu chi trong ngày bằng tiền mặt ( thu - chi tiền mặt, tiền gửi và rút tiền từ ngân hàng),  đều phải được ghi chép chi tiết bằng tay trong Kassenbuch và có chứng từ liên quan đính kèm. Bất cứ ai muốn giữ Kassenbuch dưới dạng tệp điện tử thì phải sử dụng một phần mềm kế toán tương ứng, được cấp phép lưu hành tại Đức.
2. Kassenbuch phải được tạo ra hàng ngày trước khi doanh nghiệp đóng cửa và không được phép ghi tóm tắt vài ngày một lần.
3. Kasenbuch không được có lịch trình hàng ngày tùy ý (ví dụ: 16 tháng 5, 9 tháng 5, 17 tháng 5 ...). Nếu việc xử lý bị vô tình bỏ lỡ một ngày, Kassenbuch phải được viết lại.
4. Số dư cuối kỳ của tài khoản "Kassenbuch" (hoặc "Kasse") xuất hiện trong bảng cân đối kế toán dưới dạng tài khoản tồn kho đang hoạt động trong tài sản hiện tại (§ 266 Abs. 2 lit. B IV HGB).
5. Không ghi khống, mọi số liệu/thông tin được ghi trong Kassenbuch phải khớp với hóa đơn/chứng từ liên quan như thời gian, số tiền / trị giá của hóa đơn, thông tin về giao dịch (mua hànghay rút tiền – nhập tiền, hay doanh số trong ngày) / thông tin về người bán – người mua/...
6. Không được để bất kỳ dòng trống nào trong Kassenbuch
7. Kassenbuch phải được duy trì sao cho có thể so sánh chi phí được ghi chép lại với chi phí thực tế bất cứ lúc nào.
8. Không được tẩy xóa, bôi đen trong Kassebuch.Trong trường hợp có mục nhập không chính xác, việc sửa chữa được thực hiện sao cho mục nhập ban đầu ( mục nhập  sai) vẫn phải nhìn thấy được rõ ràng bằng cách gạch ngang mục nhập sai, sau đó viết lại cho đúng.
9. Số dư trên Kassenbuch phải luôn luôn tương ứng với số dư thực tế của máy tính tiền tại cùng 1 thời điểm. Chính vì vậy việc kiểm tra tiền mặt thường xuyên (bằng cách đếm – phiếu kiểm quỹ) là điều cần thiết.
10. Số dư tiền mặt trong Kassenbuch không bao giờ được âm.
11. Các trang Kassenbuch được đánh dấu theo số thứ tự và đóng theo từng tháng
12. Chuyển tiền giữa ngân hàng và máy tính tiền ( Kasse) phải được ghi lại. 
13. Tiền gửi cá nhân và rút tiền cũng sẽ được ghi lại trong Kassenbuch.
14. Vay và hoàn trả cá nhân từ máy tính tiền sẽ được ghi nhận là một bút toán và ghi lại trong Kassenbuch.

Bạn có thể tham khảo 10 yêu cầu quan trọng đối với việc thực hiện ghi chép Kassenbuch mà IHK München đã tóm tắt trong tờ rơi của mình tại đây 

Kế toán về cơ bản là một nhiệm vụ của mọi doanh nhân, vì vậy doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc và cẩn trọng. Điều này không chỉ áp dụng cho Kassenbuch. Cách làm tắt hay quản lý sơ sài, tiện lợi đều có thể dẫn đến một kết thúc khá tốn kém và gây nhiều phiền phức. 

Bạn hãy thực hiện tốt nhé.

Nếu bạn cần trợ giúp, hãy liên hệ với chúng tôi.

Chúc doanh nghiệp của bạn kinh doanh bền vững và phát triển.

PROSCO

Xem thêm :

 Quy định của Đức về thực hiện KASSENBUCH

• Theo luật, ai phải làm Kassenbuch?
• Tại sao doanh nghiệp nào cũng cần ghi Kassenbuch
• Quản lý Kassenbuch bằng Excel - điều đó có được không?
• Thực hiện Kassenbuch như thế nào?
• Lỗi trong Kassenbuch: Hình phạt nào có thể đe dọa?

---------------------------------------

Bạn cần trợ giúp ?

• Bạn cần kiểm tra, rà soát lại tình hình sử dụng tiền mặt của doanh nghiệp?
• Bạn cần hỗ trợ ghi chép, theo dõi việc sử dụng tiền mặt hàng tháng của doanh nghiệp?
• Bạn cần tư vấn, hướng dẫn cách tự thực hiện Nhật ký tiền mặt Kassenbuch?
• Bạn cần hỗ trợ kiểm tra/ rà soát sổ sách, sắp xếp hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra/ thanh tra/ kiểm toán?

Hãy liên hệ với chúng tôi.

Với đội ngũ chuyên gia uy tín cùng hơn 15 năm kinh nghiệm tư vấn quản trị doanh nghiệp, PROSCO chắc chắn sẽ là đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.

Văn phòng PROSO tại Đức

Herzbergstr.33-34, 3 OG., P.0413, 10365 Berlin

( Nhà kính đối diện trung tâm thương mại Đồng Xuân Berlin)

Tel. +49.30.9928 8486

Handy: 0152 2548 2488

Email: hona@proscovn.com