Ở Đức, Kassenbuch (hay còn gọi là sổ quỹ tiền mặt) là một sổ cái tổng hợp trong kế toán, ghi chép tất cả các giao dịch bằng tiền mặt của một doanh nghiệp, nhằm phục vụ việc quản lý và xác định số dư tiền mặt. Nếu các giao dịch trong hoạt động kinh doanh liên quan đến thanh toán bằng tiền mặt thì việc ghi chép và lưu giữ Kassenbuch gần như là bắt buộc. Sai phạm trong việc thực hiện Kassenbuch có thể gây ra sự nghi ngờ ban đầu về trốn thuế (theo § 370 AO). Trong trường hợp xấu nhất, khiếu nại từ việc quản lý tiền mặt có thể dẫn đến việc bắt đầu tố tụng hình sự. https://www.ihk-muenchen.de/…/Sonst…/Kassenbuchf%C3%BChrung/

Theo luật , ai phải làm Kassenbuch?

Căn cứ vào phương thức khai báo thuế:

• Các doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp cân đối (Bilanzierung) nhất thiết phải có Kassenbuch.
• Các doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp lấy thu trừ chi (Einnahmen-überschuss-Rechnung, viết tắt là EÜR*) thì không bắt buộc

* Khai thuế theo phương pháp EÜR áp dụng cho những doanh nghiệp không phải dạng GmbH hay AG, và có doanh thu trong năm hay tiền lãi dưới một ngưỡng nhất định được quy định theo từng năm. Vượt quá 1 trong 2 giới hạn trên sẽ phải khai thuế theo phương thức cân đối (Bilanzierung). Đa phần người Việt ở Đức kinh doanh nhỏ, thuộc nhóm EÜR.

Tuy nhiên, chuyện gì sẽ xảy ra nếu cơ quan thuế nhận ra doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động tốt, vẫn mua hàng, vẫn nộp tiền vào tài khoản… khi tiền trên sổ sách đã hết hoặc không còn đủ?

Chúng ta cần hiểu rằng, ở Đức tội trốn thuế hay gian lận về thuế được quy vào tội hình sự và các án phạt của nó chưa bao giờ là nhỏ, hầu như không ai cãi trắng được, thậm chí nó có thể hủy hoại doanh nghiệp của bạn. 

Tại sao doanh nghiệp nào cũng cần ghi Kassenbuch

Giới chuyên môn khuyên rằng, mặc dù khai thuế theo phương pháp EÜR không bắt buộc phải ghi chép Kassenbuch và việc ghi chép Kassenbuch cũng mất nhiều thời gian, nhưng ghi chép Kassenbuch sẽ rất có lợi cho doanh nghiệp. Nó giúp chủ doanh nghiệp quản lý được việc sử dụng tiền mặt, tránh xảy ra chi khống, tức là chi nhiều hơn thu. Trong trường hợp xảy ra chi khống không thể giải trình hợp lý, Sở Tài chính có quyền bác bỏ kết qủa khai thuế của doanh nghiệp và áp dụng biện pháp ấn định doanh thu để truy thu. 

Quản lý Kassenbuch bằng Excel - điều đó có được không?

• Câu trả lời ngắn gọn: Không.
• § 158 AO nêu rõ rằng việc giữ sổ sách kế toán trong các tệp điện tử có thể thay đổi hay sửa chữa được là không thể chấp nhận. Điều này ngăn chặn sự gian lận trong sổ sách kế toán. Do đó, bất cứ ai muốn giữ Kassenbuch dưới dạng tệp điện tử thì phải sử dụng một phần mềm kế toán tương ứng, được cấp phép lưu hành tại Đức. Một bảng tính tiền mặt đơn giản bằng Excel không được phép sử dụng có thể dẫn đến việc bị kiểm toán bởi cơ quan thuế, nhằm xác định "ước tính quá mức". Cơ sở pháp lý cho việc này là § 162 AO, theo đó cơ quan thuế có thể bổ sung mức phạt vi phạm, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán không phù hợp hoặc không đầy đủ. Điều này sẽ gây tốn kém lớn cho doanh nghiệp.

Thực hiện Kassenbuch như thế nào?

• Tất cả các khoản thu chi trong ngày bằng tiền mặt ( thu - chi tiền mặt, tiền gửi và rút tiền từ ngân hàng),  đều phải được ghi chép chi tiết bằng tay trong Kassenbuch và có chứng từ liên quan đính kèm.
• Kassenbuch phải được tạo ra hàng ngày trước khi doanh nghiệp đóng cửa và không được phép ghi tóm tắt vài ngày một lần.
• Số dư nợ phát sinh từ Kassenbuch phải luôn luôn tương ứng với số dư thực tế của máy tính tiền.
• Số dư cuối kỳ của tài khoản "Kassenbuch" (hoặc "Kasse") xuất hiện trong bảng cân đối kế toán dưới dạng tài khoản tồn kho đang hoạt động trong tài sản hiện tại (§ 266 Abs. 2 lit. B IV HGB).

Tham khảo 10 quy tắc phải tuân thủ trong việc thực hiện Kassenbuch của IHK München tại đây.

Tham khảo Quy định và hướng dẫn thực hiện ghi chép Kassenbuch của IHK München tại đây.

Thực hiện Kassenbuch như thế nào là đúng?

Các lỗi thường gặp trong việc ghi chép Kassenbuch là gì?

Lỗi trong Kassenbuch: Hình phạt nào có thể đe dọa?

• Kassenbuch thực tế chỉ là một bản tự ghi và do đó không có giá trị bằng chứng cao. Tuy nhiên, nếu lỗi trong việc ghi chép và lưu giữ chứng từ của Kassenbuch được xác định là không đầy đủ hoặc không hợp lý ( ví dụ: quỹ tiền mặt bị âm vào một giờ hoặc một ngày bất kỳ nào đó trong quá trình doanh nghiệp hoạt động ) thì có thể gây ra sự nghi ngờ ban đầu về trốn thuế theo § 370 AO. Đây là trường hợp khi cơ quan thuế nhận thức được rằng doanh thu hàng ngày đã được nhập sai. Khi đó, cơ quan thuế có thể từ chối toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp và yêu cầu thanh tra. Sự nghi ngờ ban đầu về trốn thuế có thể được xác nhận và sau đó công tố viên điều tra sẽ vào cuộc.

• Vi phạm việc kê khai và lưu giữ hồ sơ nguồn gốc doanh thu là một sai lầm nghiêm trọng theo § 158 AO. Điều này là đủ để xử phạt hoặc thu hồi giấy phép hoạt động với người hành nghề tự do hoặc ra lệnh cấm thương mại đối với các thương nhân khác.

Kế toán về cơ bản là một nhiệm vụ cho mọi doanh nhân, vì vậy bạn cần thực hiện nghiêm túc và cẩn trọng. Điều này không chỉ áp dụng cho Kassenbuch. Cách làm tắt hay quản lý sơ sài, tiện lợi đều có thể dẫn đến một kết thúc khá tốn kém và gây nhiều phiền phức.

Biểu mẫu nào áp dụng cho Kassenbuch:

Không có một mẫu chuẩn mực nào cho Kassenbuch, mà chỉ có các thông tin quy định cần phải có trên Kassenbuch. Bạn có thể tìm mua quyển Kassenbuch bán sẵn tại các siêu thị như Metro, Selgros... Có rất nhiều mẫu Kassenbuch in sẵn để bạn lựa chọn.  

Bạn cũng có thể lấy mẫu in sẵn tại văn phòng PROSCO. Mẫu in sẵn và hướng dẫn cơ bản để bạn có thể tự ghi Kassenbuch là hoàn toàn miễn phí. Chương trình hỗ trợ được triển khai từ 01/07/2019 - 31.09.2019. 

Cần lưu ý rằng, ghi chép và tính toán Kassenbuch không quá khó nhưng bạn chỉ nên tự làm Kassenbuch nếu bạn là người kiên nhẫn, cẩn trọng và có kiến thức về kế toán doanh nghiệp. Bởi chỉ một sai phạm không được phát hiện sẽ tiềm ẩn rủi ro lớn với doanh nghiệp khi bị thanh tra, kiểm tra. Nếu bạn cần trợ giúp, hãy liên hệ với chúng tôi.

Prosco 07.2019

Prosco là công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn quản trị doanh nghiệp & truyền thông tiếp thị từ 2003.

Chúng tôi cung cấp cho khách hàng và bạn quan tâm cái nhìn khách quan, trung thực về hoạt động và nghĩa vụ của doanh nghiệp  tại nước Đức trong phạm vi hiểu biết và kinh nghiệm của mình. Chúng tôi cộng tác với các văn phòng thuế để hỗ trợ các doanh nghiệp VN tại Đức trong việc theo dõi, quản lý tài chính; Sắp xếp & hoàn thiện hồ sơ phục vụ công tác thanh tra /  kiểm tra / báo cáo. Chúng tôi trân trọng & ghi nhận mọi câu hỏi, mọi ý kiến đóng góp của bạn đọc nhằm xây dựng một cộng đồng doanh nghiệp VN phát triển bền vững.

Mọi câu hỏi hay ý kiến đóng góp liên quan đến chủ đề " Hoạt động doanh nghiệp VN tại Đức"  vui lòng gửi qua E-Mai: hona@proscovn.com 

Xin cảm ơn và chúc doanh nghiệp của Bạn thành công.